Ti è mai capitato di partecipare ad una riunione che alla fine si è rivelata poco utile? Spesso gli incontri male organizzati dipendono dalla scelta delle modalità e delle strutture sbagliate. Perché non basta un tavolo con le sedie per organizzare una riunione produttiva.
Le riunioni con i colleghi sono un momento importantissimo della vita lavorativa di ufficio. L’interazione è fondamentale per la produttività visto che la maggior parte delle attività aziendali viene portata avanti da team che collaborano in presenza o da remoto. Il dialogo stimola la creatività perché è proprio dal confronto e dallo scambio di pensieri e opinioni che vengono fuori le idee migliori.
Dimensioni diverse a seconda del tipo di riunione
Col termine riunione si è soliti indicare un evento schedulato al quale partecipano più persone, di solito in una sala dedicata oppure – come spesso accade – dove capita. Negli ultimi anni e, più marcatamente nell’ultimo periodo per effetto del distanziamento imposto dal Covid – si sono affermate le riunioni a distanza tramite gli strumenti di videoconferenza, ideali per collaborare con persone lontane fisicamente come ad esempio team delocalizzati che lavorano in parti diverse del mondo.
Le riunioni possono essere di diverso tipo: dalla semplice chiacchierata informale all’evento strutturato con ordine del giorno e interventi programmati. Gli spazi dedicati alle riunioni dovrebbero essere flessibili e personalizzabili a seconda del tipo di incontro, del numero di partecipanti e degli scopi della riunione. In quest’ottica sono ideali gli ambienti modulabili che, all’occorrenza, possono essere configurati in diverso modo. Una riunione a tu per tu potrebbe svolgersi ad un tavolo tondo mentre un workshop formativo potrebbe aver bisogno di una configurazione da classe o da platea. Eventi strutturati come convention o mini-congressi necessitano di spazi molto più ampi, considerando anche la necessità di mantenere il necessario distanziamento sociale. Le sale formazione del Majestic sono ampie e luminose, adatte ad ospitare corsi di formazione, eventi e workshop.
Diffusione delle video-riunioni
Sempre per effetto del Covid, una tendenza recente è quella di limitare il numero dei partecipanti in presenza, facendoli partecipare da remoto. Tante aziende lavorano oggi parzialmente o completamente in smart-work. Capita allora che alcuni membri del team lavorino da remoto e quindi si aggiungano alle riunioni in video collegamento.
In questo caso gli spazi dovranno essere opportunamente equipaggiati con monitor, sistema di audio e collegamento wifi ad alta velocità per garantire riunioni efficienti ed evitare irritanti scene di intermittenza audio-video: nessuno vuole trascorrere la riunione sentendo chiedere continuamente “mi sentite?”, “mi vedete?”. Le videocall assicurano un grado di partecipazione molto vicino a quello degli incontri dal vivo, purché la qualità dell’audio e del video siano ottimi. Le sale riunioni del Majestic sono allestite con la strumentazione necessaria per fare presentazioni video e videoconferenze. Il team tecnico è a disposizione per predisporre i collegamenti necessari, così da non perdere tempo ed essere subito operativi.
Gli spazi raccolti favoriscono la concentrazione e sono ideali per brainstorming con 4-5 partecipanti. Di recente si sono molto diffuse le huddle room, sale riunioni di dimensioni ridotte equipaggiate con sistemi audio-video per videoconferenze. Le huddle room sono perfette per riunioni veloci con poche persone, con la possibilità di aggiungere altri partecipanti in videoconferenza. Sono spesso usate per riunioni creative e brainstorming e proprio per questo sono equipaggiate con attrezzatura anche meno tecnologica come lavagne, pennarelli per appuntare i punti chiave della riunione o board per attaccare post-it.
Il design delle sale stimola la creatività
Gli aspetti estetici sono importanti quanto quelli funzionali per favorire la creatività e migliorare la collaborazione tra i partecipanti. Gli accessori e le decorazioni così come la scelta dei colori e degli arredi contribuiscono a stabilire il mood della riunione. Le persone tendono a concentrarsi meglio e a contribuire di più quando si trovano in un ambiente comodo, interessante, stimolante. Gli uffici a giornata del Majestic sono ottmi per i team dinamici perché includono diversi tipo di tavoli e sedute così da passare facilmente dai momenti di lavoro in solitaria e quelli di collaborazione in gruppo. Le sale riunioni del Majestic vengono allestite di volta in volta a seconda dei bisogni specifici dei partecipanti per ogni tipo di riunione. È possibile prenotare una sala per un singolo evento – anche con poco preavviso – oppure scegliere pacchetti che includono un determinato numero di accessi. Contattaci tramite il form per saperne di più.
Avere a disposizione una varietà di soluzioni per le riunioni è sicuramente un vantaggio. Ognuno in azienda saprà di avere la giusta privacy per le riunioni interne e gli incontri con i clienti. Questo favorirà la soddisfazione dei dipendenti e di conseguenza la loro partecipazione e produttività.
